12. Semnarea documentelor cu semnătură electronică

Potrivit art. 33, alin.14, lit. i) al Legii 131/2015 privind achizițiile publice ”pe ofertele electronice este aplicată semnătura electronică”. Respectiv, toate documentele ce constituie oferta Dvs. și urmează să le încărcați pe platformă pentru a participa la tender, trebuie obligatoriu să fie semnate electronic. Pentru aplicarea semnăturii electronice se recomandă să încărcați documente în format PDF, iar pentru a semna puteți folosi site-ul msign.gov.md sau aplicația Moldsign Desktop Suite.

De asemenea, despre obligativitatea semnării electronice a documentelor este prevăzut și în HG nr. 986 din 10.10.2018 pentru aprobarea Regulamentului privind modul de ținere a Registrului de stat al achizițiilor publice format de Sistemul informațional automatizat „Registrul de stat al achizițiilor publice” (M-Tender):
 – pct. 83. ”Operatorii SIA RSAP (M-Tender) și ai PEA vor asigura verificarea faptului ca pe documentele electronice care constituie oferta și contractele de achiziții publice să fie aplicată semnătura electronică validă.
 – pct. 105. ”Depunerea ofertei finale este precedată în mod obligatoriu de semnarea electronică și criptarea acesteia”.

Documentele trebuie să fie semnate de către Administratorul companiei sau mai pot fi semnate de către un angajat al companiei – persoană împuternicită să semneze în numele său.                            

În cazul în care documentele vor fi semnate de către un angajat este necesar să publicați pe platformă și Împuternicirea (Procura), unde va fi indicat că Administratorul (nume, prenume)  împuternicește pe Angajatul (nume, prenume), care deține funcția în companie (indicați care funcție): 

• să semneze și să depună toate documentele ce constituie oferta la procedura de achiziție publică (se va indica numărul, data publicării și denumirea procedurii de achiziție, exemplu:  nr. ocds-b3wdp1-MD-1697462695324 din 10.12.2022 privind achiziționarea serviciilor de mentenanță preventivă….);
• să participe la licitație;
• să semneze scrisorile/răspuns privind clarificările/explicațiile sau alte informații suplimentare solicitate de către AC/EC în cadrul procedurii de achiziție publică;
• să semneze documentele justificative solicitate de către AC/EC. 

Acest document poate fi unul general, pentru o perioadă de 1 (un) an, dar e de preferat să fie pentru fiecare procedură în parte.

Atenție: Ordinul de angajare sau fișa postului angajatului care semnează electronic documentele ofertei nu sunt acte confirmative. Ele sunt acte de ordin intern a companiei. Doar Împuternicirea în care sunt specificate drepturile de semnătură a documentelor care vizează procedura de achiziție este o dovadă confirmativă / un act confirmativ.

În contextul celor indicate mai sus, vă prezentăm punctele din HG nr. 986 din 10.10.2018 unde se menționează aceasta:

– pct. 121. ”Toate documentele ofertelor încărcate, precum și contractele rezultate în urma procedurii de achiziție urmează a fi semnate digital, utilizînd semnătura electronică avansată calificată.”
 – pct. 122. ”În cazul în care certificatul digital nu poate lega direct semnatarul de poziția și autoritatea pe care o reprezintă, partea interesată urmează să prezinte un document electronic oficial care să indice legătura dintre persoana semnatară și autoritatea pe care o reprezintă”.

IMPORTANT:  documentele trebuie să fie semnate la fiecare procedură anunțată. Nesemnarea documentelor electronic duce la descalificarea operatorului economic/ ofertantului/candidatului.

Pe platforma, fisier semnat electronic are un semn: