1. După publicarea procedurii, Autoritatea Contractantă (AC) urmărește tenderul pe parcursul Perioadei de actualizare. În cazul apariției unor întrebări, este necesar să fie oferit răspuns pentru că, în caz contrar, procedura trece în statut Suspendat și nu trece la etapa următoare.
Dacă tender a primit statutul de Suspendat, trebuie să fie oferit răspuns la toate întrebările (doar 1 răspuns la o întrebare) din rubrica Clarificări. Data limita a termenului de solicitare clarificări se prelungește cu 2 zile din data oferirii răspunsurilor. Întârzierea răspunsului cu 3 zile = +5 zile la clarificări (3+2), respectiv si Depunerea ofertelor va fi +5. Data limita a termenul de depunere a ofertelor se stabilește conform numărului de zile stabilit inițial pentru aceasta din momentul datei limite noi a termenului de solicitare a clarificărilor.
De asemenea, în perioada de actualizare este disponibilă Redactarea procedurii și sunt permise următoarele modificări:
– adăugarea altor documente sau înlocuirea documentelor încărcate anterior;
– majorarea termenelor (este necesar de a mări proporțional primele două perioade);
– modificarea denumirii/descrierii loturilor.
Modificarea procedurii în ultimele 48 de ore din perioada de clarificare duce la o creștere automată a termenelor (perioada de clarificări, perioada de depunere a ofertelor, licitației).
Alte modificări (valoarea bugetului, cantitatea de produse, adăugarea sau eliminarea loturilor, modificările din perioada de necesitate, micșorare termenilor, pasul minim de micșorare a ratei de licitație, etc.) nu sunt posibile după publicarea procedurii. Dacă este necesară modificarea acestora, va trebui de anulat procedura și de publicat din nou.
2. Perioada de propunere a ofertelor și licitația parcurg fără participarea Autorității Contractante și nu necesită implicarea acesteia.
Dacă după finalizarea „Perioadei de depunere”, starea ofertei devine „Achiziția nu a avut loc”, acest lucru indică faptul că nu au fost încărcate oferte în sistem pentru acest tender.
IMPORTANT: în cazul în care procedura de achiziție este prevăzută cu etapa de licitație electronică pentru micșorarea ofertei la o dată și oră anumită, și Dvs. vizualizați oferta (una singură !) mai devreme de data licitației electronice, rezultă că a fost depusă doar o singură ofertă de un singur participant și în lipsa concurenței, licitația electronica nu va avea loc. Îndată după finalizarea perioadei de depunere a ofertelor, procedura automat trece la etapa de Evaluare.
3. Licitaițe – în această perioadă Organizatorul poate doar să observe cum Agenții economici, care și-au depus ofertele, își modifică oferta inițială pe parcursul a trei runde, conform pasului minim de micoșrare a prețului specificat pe pagina lotului.
4. Dacă tenderul trece în statut Evaluare, rezultă că ofertele depuse de Operatorii Economici au fost deschise de Baza Centrală de Date SIA RSAP M-Tender și pot fi analizate de grupul de lucru pe pagina lotului în secția Calificarea participanților.
5. Pentru a vizualiza setul de documente și apariția butoanelor pentru Recunoaștere învingător și Descalificare, inițial, este necesar de accesat butonul Pentru considerare. Prin accesarea acestui buton, Dvs. confirmați faptul precum că procedura de achiziție publică a fost desfășurată în mod transparent, fără a exista vreo întelegere cu oferantul/ții și vă asumați pe propria răspundere Decizia de atribuire a contractului.
După accesarea butonului, este necesar de a actualiza pagina pentru sincronizare și apariția butoanelor respective.
Atenție:
-
Criteriul de evaluare selectat influențează metoda de deschidere a documentelor încărcate de Operatorii Economici. Criteriul de evaluare Prețul cel mai scăzut va deschide tot setul de documente doar al participantului cu cel mai mic preț, după accesarea butonului În considerare. Pentru restul participanților, cu statutul În așteptare – setul de documente poate fi ascuns integral sau doar o parte din documente pot fi ascunse. Tehnic, dacă doriți să evaluați toate ofertele, trebuie să descalificați temporar toți OE, actualizați pagina, după care absolut toate documentele încărcate se vor deschide în sistem. În cazul selectării altui criteriu de evaluare, toate ofertele încărcate vor fi vizibile din momentul trecerii tenderului în statut calificare.
.
6. După ce grupul de lucru ia o decizie privitor la calificarea participanților, se indică învingătorul procedurii în sistem, accesând butonul Recunoaște învingător. Pentru a finisa operațiunea, este obligatoriu de completat motivul deciziei. De asemenea, sistemul oferă posibilitatea încărcării unor documente la dorința AC.
7. Imediat după confirmarea motivului pe pagina lotului apare butonul Confirmă decizia care este necesar de accesat pentru a trece la etapa următoare.
IMPORTANT: Pentru ca butonul Confirmă decizia să apară este necesar ca participantul să aibă statut În considerare sau să fie desemnat Învingător. Dacă acesta este descalificat, butonul nu apare.
(!) Recomandăm să accesați acest buton după trecerea Perioadei de depunere a unei contestații, deoarece în cazul reevaluării ofertelor urmare a emiterii unei decizii pronunţată de către Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestațiilor (ANSC), nu veți putea reveni pentru a desemna un alt ofertant/candidat câștigător sau pentru a descalifica.
8. Vă atragem atenția că atunci când procedura trece la etapa de Evaluare, Autoritatea contractantă poate solicita documente suplimentare, pe care operatorul economic le poate transmite la adresa electronică.
9. În cazul unei contestații depuse la ANSC care obligă Autoritatea Contractantă să reevalueze ofertele sau în cazul în care ofertele au fost anulate, dupa apasarea butonului: Confirma decizia, pentru a fi analizate toate ofertele, există posibilitatea anulării deciziei și revenirea la etapa de evaluare a participanților, accesând butonul Anuleaza decizie.
Trebuie să indicați un motiv și să încărcați documentul cu explicații, obligatoriu. Dupa aceasta accesati buton: Confirma.
Procedura va trece innapoi la etapa de Evaluare, si o sa fie posibil sa Descalificati operator economic care initial a fost declarant ca Invingator si o sa continuati Evaluare.
Când dați clic pe dosarul (mapa) participantului, puteți vedea informațiile care au fost introduse de Ofertant și anume: Motiv și Documente, dacă au fost încărcate în etapa de Descalificare:
După finalizarea fiecăreia dintre aceste acțiuni în succesiune, va fi posibilă evaluarea suplimentară a participanților rămași.
În cazul în care ați recunoscut deja un participant în calitate de învingător și din anumite motive aveți nevoie să verificați a doua ofertă, trebuie să descalificați pe învingător, indicând motivul. Doar după acest pas va apărea butonul: Pentru considerare la al doilea participant.
IMPORTANT! Când faceți click pe buton, trebuie să așteptați până când sistemul analizează și acceptă acțiunea Dvs.. Pagina nu poate fi părăsită și actualizată în acest moment. Trebuie să așteptați răspunsul sistemului.
10.Vă atragem atenția asupra faptului că după desemnarea câștigătorului/ilor tenderul va avea în continuare statut Evaluare. Motivul este că din anul 2019 funcționalul privind atașarea/încărcarea contractului a fost deconectat. Contractele sunt întocmite doar pe suport de hârtie.
(!) Reamintim că, din 20 octombrie 2023, a fost activat funcționalul Raportare achiziție predestinat contractelor de valoare mică/facturi (metoda de utilizare este explicată în pct.14 al Ghidului).
