1. Principala
  2. Ghid tehnic pentru Cumpărători ( Autoritățile Contractante )
  3. 9. Etapele de creare și publicare a procedurilor de achiziții

9. Etapele de creare și publicare a procedurilor de achiziții

Pentru publicarea unei proceduri de achiziție urmați pașii de mai jos:

1. Cabinet- Planuri și buget- Buget.

2. Accesați butonul „Creează o linie de buget„.

3. Completați toată informația obligatorie și tastați butonul „Salvează și continuă” jos pe pagină.

Atenție:

  • Perioada de necesitate se începe din momentul publicării procedurilor pentru aceste bunuri/servicii/lucrări și se finisează la momentul ultimii livrări. Codul CPV se indică din grupa a II-a: EX: XXX00000-Y.

  • Dacă ați introdus incorect suma sau data bugetului, va trebui să creați o nouă linie de buget. Fiecare dintre încercările Dvs. va rămâne în cabinet, fără posibilitate de a o șterge.

4. După completarea bugetului, adăugați Sursa de finanțare. În cazul în care dispuneți de mai multe surse, ele se adaugă consecutiv, fiecare aparte.

Dacă procedura este creată în valuta națională Lei MDL, oferta de asemenea se depune în Lei, indiferent de ce alte valute indică autoritatea contractantă că pot fi utilizate.

Completați spațiile și accesați butonul „Salvează și continuă„.

Atenție: 

  • Valoarea estimativă se indică pe întreg site fără TVA. Aceasta nu trebuie să conțină spațiu liber între cifre, iar în loc de virgulă se utilizează punctul (în cazul în care se conțin bănuți).
  • Perioada de disponibilitate trebuie să fie identică cu Perioada de necesitată indicată la pasul precedent. 

5. Sursa de finanțare indicată apare direct sub denumirea proceduri. Din momentul ce adăugați cu succes o sursă de finanțare, devine activ butonul „Creează plan de achiziție„.

6. Accesați butonul „Creează plan de achiziție„, selectați tipul procedurii și confirmați alegerea pentru a trece la pasul următor.

Completați informațiile cerute, adăugați „Alocarea bugetară” și accesați butonul „Trimite„. 

Atenție:

  • Data stabilită pentru începerea procedurii – se indică doar luna orientativă în care intenționați să creați o achiziție. Dacă luna curentă nu coincide cu cea selectată, în acest caz nu veți avea posibilitatea de a publica o achiziție mai devreme decât luna selectată.
  • Pentru completarea rubricilor pentru Alocarea bugetară, este necesar întîi să accesați butonul „Add new item” și apoi apăsați pe „Select„.
  • În caz că aveți mai multe surse de finanțare, accesați „+” și selectați fiecare sursă în parte.

7. Următoarea pagină care s-a deschis este confirmarea că a-ți creat cu succes Planul de achiziții.

Atenție: Pentru a găsi planul publicat accesați Cabinet- Planuri și buget- Planuri. Iar pentru a continua publicarea procedurii accesați butonul „Creează anunț de participare” și urmați pașii de completare.

8. Crearea Anunțului de participare se face direct din pagina planului accesând butonul respectiv sau în cazul că planul a fost elaborat mai devreme, Dvs. accesați Cabinet – Planuri și buget – Planuri și la fel găsiți butonul „Creează anunț de participare” în drept cu planul publicat.

9. Indiferent de tipul procedurii (Achiziție de valoare mică, COP sau LP) se v-a deschide un formular comun în care Dvs. indicați toată informația despre procedura care urmează să fie publicată (descriere, documente anexe, perioadele procedurii și loturile/pozițiile acesteia).

Atenție:

  • Accesând butonul „Încărcați„, Dvs. selectați din calculator documentele pregătite care trebuie anexate la procedură. 
  • Documentele adăugate la procedura de achiziții automat se dublează și pentru loturi. 

Autoritatea contractantă încarcă următoarele documente:

1. DUAE – formular tipizat, adaptat de către AC conform specificului fiecărei proceduri de achiziție (Ordinul MF nr. 177 din 09.10.2018);

2. Anunțul/Invitația de participare care trebuie să conțină toată informația specificată în Anexa 3 la Legea 131/2015;

3. Documentația standard pentru realizarea achizițiilor publice de bunuri, servicii, lucrări, completată de către AC;

4. Altă informație relevantă.

Detalii vezi aici: https://tender.gov.md/ro/content/instruc%C8%9Biuni

Important! Descrierea documentelor este rubrică obligatorie. Este necesar de indicat descrierea tuturor documentelor, în caz contrar procedura nu va fi publicată. Pentru comoditate, sistema a plasat automat simbolul “-”.

10. Indicați perioadele (data și ora – Vă atragem atenția asupra orei, trebuie să specificați: programul de lucru) tenderului, sistemul vă sugerează termenii minimi care pot fi indicați, însă Dvs. vă conformați cu legislația în vigoare.
În cazul procedurilor COP bunuri/servicii – licitația electronică este obligatorie și bifa este pusă de sistem, iar în cazul procedurilor de valoare mică, COP lucrări sau LP, licitația electronică este la discreția cumpărătorului.
Pasul minim pentru micșorare a ratei la etapa de licitare Dvs. puteți indica de la 0.4 pînă pe 10% din valoarea lotului (noi recomandăm acesta să fie 1%). De asemenea, selectați criteriul de evaluare. 
Dacă procedura presupune prezența licitației electronice, atunci numărul loturilor în această procedură nu trebuie să depășească 86. Numărul maxim de loturi pentru o procedură fără licitație electronică este de 300.

Important! Pentru procedurile de tipul Achiziție de valoare mică, perioada minimă pentru depunerea ofertelor trebuie să fie de minim 3 zile (72h). 

Atenție:

  • Criteriul de evaluare selectat influențează metoda de deschidere a documentelor încărcate de Operatorii Economici. Criteriul de evaluare „Prețul cel mai scăzut” va deschide tot pachetul de documente doar al participantului cu cel mai mic preț (după accesarea butonului „Pentru considerare”). Pentru restul participanților, cu statutul În așteptare – pachetul de documente poate fi ascuns sau doar o parte din documente pot fi ascunse. Tehnic, dacă doriți să evaluați toate ofertele comerciale, trebuie să descalificați temporar toți OE, actualizați pagina, după care absolut toate documentele încărcate se vor deschide în sistem. În cazul selectării altui criteriu de evaluare, toate ofertele încărcate vor fi vizibile din momentul trecerii tenderului în statut calificare.
  • În cazul unei proceduri pentru mai multe bunuri/loturi ( mai mult de 5 ) este necesar să utilizați documentul Excel și automat să încărcați loturile folosind documentul din calculator. Modelul documentului Excel îl obțineți accesând butonul “Încărcați loturi din Excel”. Aceasta este necesar pentru a salva informația cazul în care informația va fi introdusă incorect sau pagina va fi restartată. Pentru a evita situațiile  respective – Lucrați în Excel, care se salvează în calculatorul Dvs și nu depinde de faptul cât timp este necesar pentru completarea fișierului. Metoda de completarea a documentului Excel o puteți vizualiza mai jos.

11. Completarea loturilor se face conform listei produselor/lucrărilor care urmează să fie procurate. Dacă tenderul conține doar 1 lot, acesta oricum trebuie completat. Suma valorilor estimative a tuturor loturilor nu trebuie să fie mai mare decât suma bugetului preconizat. Perioada de livrare trebuie să se includă obligatoriu în perioada de disponibilitate a bugetului, și nu trebuie să fie echivalent cu perioada indicată în procedură, așa cum perioada de livrare se poate începe doar după ce procedura a avut deja loc în sistemă și a fost respectată perioada de contestații.

Încărcarea documentelor pentru lot se utilizează doar în cazul în care se necesită adăugarea unui document special (în exclusivitate) pentru acest lot doar. 

12. Este obligatoriu la fiecare lot să fie indicat măcar un obiect al achiziției, cantitatea, unitatea de măsură și CPV-ul acestuia. CPV-ul poate fi detaliat, însă trebuie să facă parte din grupa codului CPV indicat la crearea planului.

13. După completarea tuturor loturilor accesați butonul “Anunțați achiziția” și achiziția Dvs. se va publica. În cazul completării incomplete sau incorecte sistemul va afișa o eroare.

Metoda de completarea a documentului Excel

1. Descărcați modelul de document Excel de pe pagina completării Anunțului de participare.

2. După salvarea documentului în calculator îl deschideți și începeți completarea acestuia:

2.1 În caz că aveți mai multe poziții într-un lot, se indică toate consecutiv în document, iar „Nr. Lot” trebuie să fie similar la toate pozițiile.
Informațiile din coloanele „Denumirea obiectului lotului” și „Descrierea obiectului lotului” trebuie să fie identică pentru toate pozițiile din același lot.

2.2 Unitatea de măsură se alege cu ajutorul indicilor care sunt afișați în partea dreaptă tabelului. Pentru fiecare unitate de măsură este indicat un cod din cifre, iată anume acest cod și este necesar de a fi indicat în tabel.

2.3 Valoarea estimativă a lotului: se calculează valoarea tuturor bunurilor din acest lot și se indică suma totală a întregului lot la toate pozițiile, identic.

3. După completarea documentul, salvăm modificările și încărcăm loturile accesînd butonul “Încărcați loturi din Excel” – “Încărcați fișierul Excel”.

4. După încărcarea loturilor verificați corectitudinea informației afișate și publicați procedura.

Updated on February 25, 2022